Odpowiedź ARiMR na temat e-szkoleń w ramach projektów

Znak sprawy: DRR-WRR.6183.11.2020.JN

Dzień dobry,

Z upoważnienia Pani Iwony Wronka – Dyrektora Departamentu Rynków Rolnych w odpowiedzi na pytanie mailowe z dnia 11.04.2020 r. uprzejmie informuję, iż  mechanizm WPR „Wsparcie rynku produktów pszczelich” jest zadaniem delegowanym z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa (KOWR). KOWR zawiera umowy na realizację poszczególnych projektów z podmiotami uprawnionymi, w tym m. in. na realizację projektów szkoleniowych.
W związku z tym, że okres realizacji umów na realizację projektów upływa z dniem 31 lipca 2020 r. wskazane jest organizowanie i przeprowadzanie zaplanowanych szkoleń  przede wszystkim metodą tradycyjną w tym terminie, zgodnie z zasadami obowiązującymi w zawartych umowach i innych przepisach regulujących  zasady funkcjonowania mechanizmu.
Nie mniej jednak rozumiejąc nadzwyczajną sytuację związaną z ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego na terenie kraju, w przypadku braku możliwości przeprowadzenia szkolenia metodą tradycyjną istnieje możliwość zorganizowania szkolenia w innej formie np. szkolenie e-learningowe lub w formie telekonferencji. Należy podkreślić, iż jest to sytuacja wyjątkowa, nadzwyczajna, która jest niezależna od Agencji.

Dodatkowo należy zaznaczyć, że w przypadku przeprowadzenia przez podmiot uprawniony szkolenia w innej formie niż forma tradycyjna związek pszczelarski, który zawarł umowę z KOWR jest zobowiązany do przedstawienia wszelkiej dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie szkolenia w formie np. telekonferencji. Na podstawie złożonych do wniosku o refundację dokumentów KOWR dokona szczegółowej analizy złożonych dokumentów. W przypadku wątpliwości czy konieczności uzupełnienia dokumentacji KOWR może wezwać podmiot uprawniony do złożenia wyjaśnień i przedstawienia dodatkowych dokumentów. Każda sprawa będzie rozpatrywana przez KOWR indywidualnie, na podstawie dokumentów złożonych przez podmiot uprawniony.

Poniżej przedstawiam przykładowe propozycje rozwiązań stanowiące odpowiedzi na Państwa pytania:

1. Jak udokumentować szkolenie w formie wideokonferencji lub z innego zdalnego szkolenia?

Odp. Szkolenie w formie wideokonferencji lub inne zdalne szkolenie  można np. nagrać na nośniku przenośnym, np. płytce DVD lub pendrive, z podanym imieniem i nazwiskiem wykładowcy, tematem szkolenia,  datą oraz godzinami trwania szkolenia. Wykładowca np. może przesłać drogą elektroniczną  do siedziby związku pszczelarskiego informację o przeprowadzonym szkoleniu (jego terminie i tematyce). Informację mailową od wykładowcy wraz z płytą podmiot uprawniony może dołączyć do innych dokumentów potwierdzających przeprowadzenie szkolenia, np. materiałów szkoleniowych czy list obecności.

2. Jak wykonać listy obecności wymagane umową?

Odp. Proponuje się  powiadomić z wyprzedzeniem np. drogą elektroniczną zgłoszonych uczestników szkolenia o planowanym terminie  przeprowadzenia szkolenia e-learningowego lub w formie telekonferencji. Słuchacz (uczestnik szkolenia)  po wysłuchaniu szkolenia może np. wysłać e-maila do związku pszczelarskiego z oświadczeniem, że wysłuchał szkolenia. Związek pszczelarski  na podstawie otrzymanych powiadomień e-mailowych z oświadczeniami o „odbyciu szkolenia” mógłby sporządzić wersję elektroniczną listy uczestników szkolenia.
Podmiot uprawniony wydrukowaną  listę wraz z potwierdzeniami słuchaczy może dołączyć do dokumentacji.  
Nadmieniam również, że aplikacje do wideokonferencji mają dostępne listy obecności.

3. Wymagany podpis wykładowcy nie będzie mógł być wykonany na liście z dnia szkolenia.

Odp. Możliwe jest złożenie podpisu elektronicznego  na liście obecności przez wykładowcę. W przypadku braku takiej możliwości należy rozważyć potwierdzenie, że wykładowca przeprowadził szkolenie z określonej tematyki dokumentowane na przenośnym nośniku.
Ponadto, wszelkie brakujące podpisy wykładowców czy uczestników szkolenia lub  inne elementy dokumentacji można uzupełnić, w miarę możliwości,  po zlikwidowaniu obostrzeń wynikających z pandemii, oczywiście w ramach obowiązujących  terminów w ramach mechanizmu „Wsparcie rynku produktów pszczelich”, gdzie  czas realizacji umów upływa z dniem 31 lipca 2020 r. Jeśli będzie to możliwe, uczestnicy  i wykładowcy  mogą sukcesywnie przyjeżdżać do siedziby związku i składać podpisy na wersjach papierowych list obecności  (np. nie wszyscy w jednym czasie z uwagi na zakaz zgromadzeń). W tym celu sugerujemy wyznaczyć ww. osobom około 5-7 dni na przybycie do siedziby związku pszczelarskim i złożenie brakujących podpisów na listach obecności.

4. Jak rozliczyć koszty wykładowcy?

Odp. W przypadku rozliczenia kosztu wykładowcy w przypadku ewentualnego szkolenia w formie telekonferencji byłyby wzięte pod uwagę faktyczne koszty poniesione przez wykładowcę na przeprowadzenie szkolenia, zgodnie ze stawkami obowiązującymi w umowie. Nie mniej jednak koszt rozliczenia wykładowcy powinien być potwierdzony stosownymi dokumentami.

5. W jaki sposób wydać materiały szkoleniowe i czy dopuszczalne będzie wydanie w formie pamięci  elektronicznej (pendrive) z prezentacją wykładu w terminie po zakończeniu stanu epidemii?

Odp. Materiały szkoleniowe (skany wersji papierowych) lub elektroniczne wersje materiałów szkoleniowych można np. przesłać na wskazane adresy mailowe słuchaczy. Również możliwe będzie wydanie materiałów szkoleniowych (w tym np. prezentacji) w formie pamięci  elektronicznej (pendrive)  po zakończeniu stanu epidemii. Nie mniej jednak wszystkie czynności muszą być poparte stosownymi dokumentami.

6. W jaki sposób dokonać faktycznego i formalnego wydania certyfikatów dla uczestników?

Odp. Sugeruje się po zakończeniu szkolenia e-learningowego przygotować certyfikaty dla odbiorców szkolenia w formie elektronicznej i przygotować je do wysyłki tradycyjną drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru na wskazane adresy korespondencyjne słuchaczy. Słuchacze szkolenia mogą również odebrać  certyfikaty w późniejszym terminie (kiedy będzie to w pełni możliwe i bezpieczne po zlikwidowaniu obostrzeń), a jeśli kontrole będą odbywać się w normalnym trybie, to kontroler w ramach kontroli na miejscu może sprawdzić, czy zostały wystawione certyfikaty dla wszystkich beneficjentów szkolenia. Ponadto po zakończeniu szkolenia mogą zostać wysłane do uczestników szkolenia tylko skany podpisanych certyfikatów drogą mailową, a w późniejszym terminie wysłane pocztą tradycyjną wersje papierowe certyfikatów.

7. Czy i kiedy  będzie zmieniony wzór umowy z KOWR na szkolenie ewentualnie podpisany aneks do istniejących umów ze WZP i RZP  na zmianę formy szkolenia?

Odp. Wzór umowy na realizację projektu szkoleniowego w ramach mechanizmu WPR „Wsparcie rynku produktów pszczelich” realizowanego w sezonie 2019/2020 zawartej  pomiędzy KOWR a podmiotem uprawnionym nie będzie zmieniony. Obecna sytuacja jest wyjątkowa, nadzwyczajna i niezależna od Agencji.

Z wyrazami szacunku,

Anna Blacharska
Naczelnik
Departament Rynków Rolnych
Wydział Rynków Roślinnych
Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa